Privacyverklaring

0. Begripsverklaring

1. In deze privacyverklaring wordt verstaan onder:

  • Opdrachtnemer: de zelfstandig coach, verbonden aan LemongrassCoaching;
  • Opdrachtgever: een werkgever of particulier die een opdracht verleent aan opdrachtnemer;
  • Opdracht: de overeenkomst tussen opdrachtnemer en opdrachtgever;
  • Voorstel: omschrijving van voorgestelde dienstverlening door opdrachtnemer ten behoeve van opdrachtgever;
  • Kandidaat: de natuurlijke persoon die begeleid wordt door opdrachtnemer.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Opdrachtnemer is verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de AVG.

2. Verkrijgen gegevens:

Opdrachtnemer verkrijgt gegevens van de opdrachtgever en/of kandidaat in het online aanvraagformulier, per mail of in een persoonlijk gesprek bij het oriënteren op en eventueel aangaan en uitvoeren van de opdracht. Ook kunnen gegevens verkregen worden doordat derden opdrachtgever of kandidaat verwijzen naar opdrachtnemer.

3. Verwerkte gegevens

Opdrachtnemer verwerkt van kandidaten en opdrachtgevers (mogelijk) de volgende persoonsgegevens dan wel persoonlijke/ vertrouwelijke gegevens:

  • NAW-gegevens (naam – adres – woonplaats)
  • Contactgegevens (telefoonnummer(s), e-mailadres(sen))
  • Geboortedatum en plaats, pasfoto, werkervaring, competenties (CV)
  • Alle informatie die de opdrachtgever en/of kandidaat ter beschikking stellen voorafgaand aan en gedurende de dienstverlening, waaronder uitgewerkte loopbaan- en/of coachopdrachten, welke persoonlijke of gevoelige informatie, bijvoorbeeld over gezondheid, kunnen bevatten.
  • Gespreksaantekeningen (uitsluitend voor eigen gebruik) die opdrachtnemer voorafgaand, tijdens en na het verrichten van de opdrachten voor eigen gebruik vastlegt.
  • Geretourneerde evaluatieformulieren

4. Grondslag en doeleinden

a. Opdrachtnemer verwerkt bovengenoemde gegevens om uitvoering te kunnen geven aan de opdrachten van opdrachtgever.
b. Doeleinden van de registratie zijn:

  • Bieden van professionele dienstverlening;
  • Efficiency en kostenbeheersing in de benodigde dienstverlening
  • Het onderhouden van contact tijdens en – indien gewenst – na afloop van de dienstverlening;
  • Beheer van het klantenbestand;
  • Planning en organisatie werkzaamheden;
  • (Belasting)administratie en facturering;
  • Kunnen beantwoorden van inhoudelijke vragen van kandidaat/ opdrachtgever (ook na afloop van de dienstverlening);
  • Desgewenst efficiënt invulling kunnen geven aan een vervolgopdracht;
  • Verbeteren dienstverlening;
  • Nakomen wettelijke verplichtingen.

5. Toestemmingsverklaring

a. Opdrachtnemer zal vanaf 1 oktober 2020 bij elke opdracht toestemming vragen middels een toestemmingsformulier voor het registreren van de onder 3. genoemde gegevens.
b. De opdrachtgever en kandidaat worden bij het aangaan van de opdracht gewezen op de algemene voorwaarden waar deze privacyregeling onderdeel van uitmaakt en geattendeerd op dit privacy regelement.
c. Indien (onderdelen van) de registratie bezwaar oplevert(en), kunnen tussen opdrachtgever, kandidaat en opdrachtnemer specifieke afspraken gemaakt worden over een alternatieve registratie, vast te leggen in de opdracht – mits opdrachtnemer hiermee aan de wettelijke verplichtingen kan voldoen en niet gehinderd wordt in de professionele uitvoering van de opdracht.

6. Wijze van opslag en beveiliging

a. Opdrachtnemer slaat de onder 3 genoemde gegevens op in:

  • Papieren dossiers, die afgesloten in een dossierkast worden bewaard;
  • Digitaal op een met wachtwoord beveiligde laptop en in de beveiligde ‘cloud’ omgeving;
  • Op een mobiele telefoon, beveiligd met wachtwoord.

b. Opdrachtnemer is alert op schendingen van de privacy en hanteert passende beveiligingsmaatregelen.

7. Verstrekking aan derden

a. Opdrachtnemer verstrekt geen persoonlijke of vertrouwelijke gegevens van kandidaat aan opdrachtgever of vice versa zonder expliciete toestemming van betrokkene(n).
b. Indien nodig voor de beveiliging of het gebruik van systemen en externe diensten (zoals voor computerbeheer of bij inzet van een test-platform), worden gegevens verstrekt of kan inzage worden verleend in gegevens aan externe dienstverleners. Deze derden mogen de betreffend gegevens alleen verwerken voor deze doeleinden en binnen de wettelijke kaders.
c. Indien er contact is via social media (waaronder LinkedIn en Facebook) kunnen gegevens door deze partijen worden opgeslagen, dit binnen de geldende Europese privacywetgeving.

8. Bewaartermijnen

a. De geregistreerde gegevens zullen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk voor een goede uitvoering van de opdracht en de doeleinden die in deze verklaring onder artikel 4 zijn genoemd. Doorgaans zal dit voor het dossier twee jaar na het laatste contact zijn; voor fiscaal benodigde gegevens is de bewaartermijn 7 jaar.
b. De geregistreerde gegevens zullen nadat de onder a genoemde bewaartermijn is verstreken adequaat vernietigd worden.

9. Cookies

Op de website worden functionele cookies gebruikt om de online dienstverlening te verbeteren.

10. Rechten

a. Opdrachtnemer en/of kandidaat kunnen bij opdrachtnemer informatie opvragen inzake de geregistreerde gegevens.
b. I.v.m. strikte vertrouwelijkheid en de benodigde vrijheid in vak-uitoefening is het niet mogelijk de persoonlijke aantekeningen in te zien of over te laten dragen.
c. De onder paragraaf 5 genoemde toestemming kan op verzoek ingetrokken worden – een verzoek kan per e-mail ingediend worden aan de betreffende coach van LemongrassCoaching.
d. Vastgelegde persoonlijke gegevens kunnen op verzoek van betrokkene voor het verstrijken van de termijn van twee jaar vernietigd worden, mits dit wettelijk is toegestaan en de gegevens niet benodigd zijn voor de eventuele afhandeling van een eventueel geschil. Een verzoek kan per e-mail ingediend worden aan de betreffende coach van LemonGrass Coaching.

11. Wijzigingen

Deze privacyregeling kan worden aangepast naar aanleiding van nieuwe voorschriften of om tot een betere invulling te komen.